برندهای بزرگ چگونه همکاری سازمانی خود را متحول کردند؟

سازمان‌های بزرگ و کوچک نه تنها با استفاده از این پلتفرم‌ها توانستند روال کسب‌ و کار خود را طی کنند، بلکه با استفاده از آن گام‌های نوپدیدی در توسعه سازمان خود برداشتند تا آنجا که برخی از این شرکت‌ها اعلام کردند پس از دوران کرونا نیز روال دورکاری را ادامه خواهند داد.

در این میان دو پلتفرم بیش از سایرین در توسعه و رهبری پلتفرم‌های همکاری سازمانی نقش آفرین بودند و سهم اصلی بازار جهانی را نیز در اختیار گرفته‌اند. این دو پلتفرم Slack و Microsoft Teams هستند که توانستند کمپانی‌های بزرگی را برای استفاده از محصولات خود مجاب کنند. از سوی دیگر آشنایی با تجربه شرکت‌های بزرگ در استفاده از این پلتفرم‌های همکاری سازمانی می‌تواند نمونه‌ای ارزنده از تجربه‌های موفق قلمداد شده و فرا راه شرکت‌ها و سازمان‌های داخلی در بررسی پلتفرم‌های همکاری سازمانی قرار گیرد.

در ادامه با تجربه 4 برند بزرگ بین‌المللی در استفاده از یکی از پلتفرم‌های رهبر بازار یعنی Slack که توسط تحریریه وب‌سایت کولتفرم تهیه شده آشنا می‌شوید.

1)Twitter

زمانی که کووید-19 همه‌گیر شد، شبکه اجتماعی توییتر با یک چالش دو جانبه روبه‌رو شد. نخست ادامه یافتن عملکرد بهینه این پلتفرم برای کاربران و در عین حال تامین سلامت کارکنان خود. در نهایت، راه حل مدیران توییتر برای این بحران، تبدیل 4900 نفر از کارکنان سازمان در سراسر دنیا به یک تیم کاملا دورکار بود. برای شروع این پروژه، توییتر اولین جلسه گروهی خود را در زمان قرنطینه فقط از طریق Slack و Google Meet برگزار کرد.

هنگامی که کووید-19 درفوریه2020 در سراسر آسیای جنوب شرقی در حال گسترش بود، مدیران توییتر در پی این بودند که اقدامات جدی برای محافظت از تیم‌های بین‌المللی خود در برابر ابتلا یا انتشار این ویروس انجام دهند. آن‌ها کانال‌های Slack جدیدی ایجاد کردند تا برای اتخاذ بهترین تصمیم‌ها با یکدیگر مشورت کنند و بهترین روش‌ها را برای کار و همچنین نظارت بر اخباری که روی پلتفرم‌شان منتشر می‌شد، با هم به اشتراک بگذارند، از جمله کانال‌ها این‌ها بودند:

• oneteamqs: برای استفاده کارمندان توییتر در سراسر جهان تا در طول جلسات گروهی، پرسش‌های خود را از مدیران مطرح کنند.
• wfh: برای به اشتراک گذاری ایده‌ها و روش‌های پیشنهادی به قصد بهتر انجام شدن دور کاری.
• twittertravels: برای کمک به کارمندان بخش مسافرتی توییتر در پیروی از محدودیت‌های سفر شرکت در زمان قرنطینه.
• ask-corpsec-covid19: برای تیم امنیت توییتر در سراسر دنیا، تا بلافاصله تحولات گسترش Covid-19 را اطلاع‌رسانی کنند.
• hr-crisis-management: یک کانال عمومی برای بحث در مورد موضوعات بغرنج مرتبط با کووید-19

BBC (2

بنگاه خبری BBC با بیش از 20 هزار کارمند در انگلستان و دفاتر جهانی، از لندن تا پکن و لس‌آنجلس، بزرگ‌ترین رسانه خبری جهان از نظر تعداد کارکنان است. این بنگاه خبری بیش از 20 سال است که از ابزارهای همکاری سازمانی (real-time collaboration tools) برای استفاده کارکنان فنی در خانه استفاده می‌کند اما استفاده از این ابزار برای کارکنان نیمه‌حرفه‌ای و آن دسته از کارکنان که از کامپیوترهای دسکتاپ استفاده نمی‌کردند، تبدیل به مانعی برای پیشبرد کار و هماهنگی بین تیم‌ها می‌شد. همچنین این ابزار با سایر برنامه‌های کاربردی حیاتی بنگاه مانند JIRA و GitHub هماهنگ نمی‌شد.

به همین دلیل ایده استفاده از Slack به عنوان یک پیشنهاد مهم برای تعاملات سازمانی ارائه شد و به فاصله کوتاهی تیم‌های مختلف درون سازمان برای کارآمدتر کردن ارتباطات تیمی و گردش کار بهتر شروع به استفاده از آن کردند. BBC تصمیم گرفت به طور رسمی Slack را راه‌اندازی کند تا تیم‌هایی که به‌ویژه روی محصولات دیجیتال کار می‌کنند، بتوانند راحت‌تر و سریع‌تر اطلاعات را به اشتراک بگذارند و در پروژه‌ها نقش آفرینی کنند.

یکی از مهم‌ترین پروژه‌های خبری BBC در سال‌های اخیر، ایجاد یک رابط خبری چابک و کارآمد در هنگامه بازی‌های جام‌جهانی 2018 بود. آنها این ماموریت را با راه‌اندازی یک کانال اختصاصی در Slack و اتصال آن به سیستم‌های استاندارد خبری خود انجام دادند و نتایج قابل قبولی از آن گرفتند.

همچنین از آنجایی که BBC شرکا و تامین‌کنندگان بسیاری برای خدمات دیجیتال خود در سراسر جهان دارد، باید بتواند در هر زمان با آنها ارتباط موثری برقرار کند. مدیران ارشد BBC برای دستیابی به این مقصود تصمیم گرفتند با وارد کردن این شرکا به صورت حساب کاربری مهمان در یک کانال Slack فعالیت خود را مدیریت کرده و با شرکا و تامین‌کنندگان در ارتباط باشند.

راه‌اندازی ربات‌های سفارشی مانند @CHAS که راهنمای استفاده از Slack به کارکنان جدید است و همچنین به صورت خودکار توصیه‌ها و آموزش‌های لازم را به همه کارکنان ارائه می‌دهد و ربات @Devicebot برای کمک به تیم‌ها در استفاده از محصولات دیجیتال همچون آیپد و... از دیگر کاربردهای اسلک در BBC است.

3) NASA (Jet Propulsion Laboratory)

آزمایشگاه نیرو محرکه جت (JPL) ، مرکز اصلی ناسا برای اکتشاف رباتیک در منظومه شمسی است. مدیران ارشد این آزمایشگاه در بررسی‌های فنی خود متوجه شدند روزانه ساعت‌های زیادی را برای بررسی ابزارهای مختلف ارتباطی و آرشیو پیام‌های متفاوت صرف می‌کنند.

این آزمایشگاه به راه‌حلی نیاز داشت تا توسعه دهندگان برنامه‌ها و مجموعه ابزارهای ارتباطی و فنی خود را در یک مکان مرکزی گرد هم بیاورد. با وجود 5 هزار نفر مشغول به کار در این آزمایشگاه و ابزارهای متعددی که توسط تیم‌های مختلف در آنجا استفاده می‌شود، به یک ابزار منعطف برای در دسترس بودن همه‌چیز در یک پلتفرم ضروری به نظر می‌رسید. سرانجام با انتخاب Slack این آزمایشگاه بزرگ ناسا به خواسته خود رسید.

Slack به کارکنان آزمایشگاه اجازه می‌دهد تا تمام ارتباطاتی را که در حوزه کاری خود و در طول روز اتفاق افتاده است، ردیابی و جست‌وجو کنند. برای شروع در ابتدا گروه کوچکی از توسعه‌دهندگان برای اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌ها و فایل‌های پروژه کردند از Slack استفاده کردند، اما خیلی زود متوجه شدند این ابزار در کارهای دیگرشان هم چقدر کارآمد است؛ آنها متوجه شدند به راحتی و حتی زمانی‌که محل کار خود را ترک کرده‌اند، می‌توانند به چت گروهی و کارهای خود یا کارهایی که به آنها ارجاع شده، دسترسی داشته باشند.

کاربران Slack در این آزمایشگاه همچنین می‌توانستند هنگام بازگشت از تعطیلات یا بعد از یک روز که به مرخصی رفته بودند با خیالی راحت به پیام‌ها و ارجاع کارهای روزهای گذشته به صورت متن یا دیگر رسانه‌ها، با یک سازماندهی منسجم و بر اساس موضوع دسترسی داشته باشند و از این طریق ارتباطات سازمانی را بهبود بخشند.

حالا کارهای به ظاهر طاقت‌فرسا همچون فعالیت تیم‌هایی که باید چند سازمان و ساختمان ‌مختلف در این آزمایشگاه را پوشش دهند، در Slack به آسانی انجام می‌شود و جلسات فوری کاری در Slack، ابتدای هر روز با صرفه‌جویی در وقت، شفافیت را در سراسر آزمایشگاه افزایش می‌دهد.

همچنین به لطف هماهنگی Slack با ابزارهایی همچون GitHub Enterprise، JIRA، Google Hangouts و Twitter که اطلاعات را مستقیم به Slack می‌رسانند، صرف وقت برای استفاده و جابه‌جایی بین این ابزارها به حداقل رسیده است. توسعه‌دهندگان آزمایشگاه در Slack وضعیت پروژه‌ها را به اشتراک گذاشته و درباره آنها با یکدیگر بحث می‌کنند، باگ‌ها را ردیابی و برای رفع به متخصص هر حوزه ارجاع می‌دهند و اولویت‌های کاری خود را فهرست می‌کنند. حالا دیگر هیچ چیز گم نمی‌شود؛ چون که به همه اسناد در Slack دسترسی دارند.

ساخت ربات‌هایی که کهکشان را کاوش می‌کنند پیچیده است، اما آزمایشگاه نیرو محرکه جت تعاملات سازمانی را با Slack ساده کرده است.

4) IBM

توماس لاولس، مهندس ارشد نرم افزار در شرکت IBM و مسئول نظارت بر تولید، استقرار و تحویل برخی از بزرگ‌ترین برنامه‌های کاربردی اینترانت در این شرکت است. او چیزی بیش از یک سال پیش، استفاده از Slack را به عنوان مرکزی برای ارتباط با سایر تیم‌های IBM آغاز کرد اما چیزی نگذشت که متوجه شد، این ابزار کارآمد برای جمع‌آوری ارتباطات غیرانسانی مانند هشدارهای سیستم و اعلان‌های سایر سرویس‌های شرکت هم مفید است.

اکنون در کمپانی بزرگ IBM، تیم‌های متعدد برای استفاده از کانال‌های عمومی Slack از خود تمایل نشان دادند. به عنوان مثال تیم توسعه نیز این ابزار را برای ارتباط برگزیده است تا اعضای تیم بتوانند مسائل را به طور شفاف مورد بحث قرار دهند. همچنین کارشناسان سایر تیم‌ها می‌توانند به راحتی به گروه‌های تخصصی دیگر بپیوندند تا نظرات خود را برای پیشرفت و به سرانجام رسیدن پروژه‌ها به اشتراک بگذارند.

کانال‌های راه‌اندازی شده IBM در پلتفرم Slack علاوه بر پیام‌هایی که از افراد مختلف به اشتراک می‌گذارد، حاوی هشدارهای سیستمی از برنامه‌های متعدد مورد استفاده کارکنان و کاربران بیرونی شرکت نیز هست. به عنوان مثال، یک توسعه‌دهنده، برای بازبینی در کدها، فرآیند کار یا مشکل پیش آمده را در کانال ویژه ارسال می‌کند. این اعلان به صورت سیستمی در کانال Slack تیم ارسال می‌شود و به همه اطلاع می‌دهد که کد جدیدی برای بازبینی وجود دارد. سپس بازبین می‌تواند به سیستم برود تا کد را مستقیما از پیام Slack بررسی و رفع خطا کند.

متخصصان، کارکنان و توسعه‌دهندگان IBM اکنون جریان کاری و ارتباطات سازمانی را از طریق Slack دنبال می‌کنند و از مزایای آن همچون سرعت در انجام کارها بدون کاسته شدن از کیفیت، برخوردار می‌شوند. آن‌ها اطمینان حاصل کردند که در صورت نیاز به بازبینی کدها، در اسرع وقت مطلع می‌شوند و سپس از طریق همان ابزار Slack می‌توانند مشکل را بررسی و مرتفع کنند.

به تازگی هم مهندس لاولس و تیم او برای ارتباط با تامین‌کنندگان و خدمات‌دهندگان برون سازمانی و ارتباط با مشتری نیز استفاده از Slack را در دستور کار قرار داده‌اند. این رویداد زمانی اتفاق افتاد که آنها دریافتند اکثر شرکت‌ها تمایل دارند یک کانال اختصاصی برای ارتباط با متخصصان IBM داشته باشند؛ بنابراین این هدف با استفاده از Slack به وقوع پیوست. حالا شرکای بیرونی IBM هم می‌توانند خواسته‌ها، کارها و پیام‌های خود را به راحتی با تیم‌های داخلی شرکت به اشتراک بگذارند و از این طریق بتوانند در مورد مشکلات و سوالات احتمالی صحبت کرده و از رد و بدل پیام‌های پراکنده در پلتفرم‌های مختلف جلوگیری کنند.

چکیده مقاله

استفاده از پلتفرم‌های همکاری سازمانی به یکی از کارآمدترین و بروزترین ابزارهای ارتباطات سازمانی و مدیریت کارهای سازمان از راه دور تبدیل شده است. برندهای بزرگ امروز استفاده از پلتفرم‌های همکاری سازمانی را نه تنها به عنوان یک ابزار درون سازمانی حتی به عنوان یک کانال موثر در ارتباط با مشتری به کار می‌برند. در این مقاله، تحریریه سایت کولتفرم تجربه برخی از این برندها را در استفاده از پلتفرم Slack به عنوان یکی از رهبران این فناوری در جهان آماده و برای مخاطبان فارسی زبان به اشتراک گذاشته است.