تعامل بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات، عاملِ تجربهِ مثبتِ کارمند

کارمندان در یک محیط سازمانی، غالبا در بخش های مجزا و تفکیک شده کار می‌کنند و از دیگر بخش‌ها جدا می‌شوند. اگر دپارتمان‌های منابع انسانی با بخش‌های فناوری اطلاعات تعامل بهتری داشته باشند و هرکدام از حوزه کاری همدیگر و محدودیت‌های سفر روزانه کارمندان آگاه باشند، در مسیر کاری کارمندان چقدر مؤثرتر خواهد بود؟

منابع انسانی و فناوری اطلاعات با تعامل یکدیگر می توانند مدیریت چابک‌تر، کارآمدتر و موثرتر نیروی کار را ممکن سازند. این مساله، نه یک گزینه، بلکه لازمه‌ای برای ایجاد یک برنامه کسب تجربه موفق برای کارمند است.

روند کسب تجربه کارمندان با مرحله پیش از استخدام شروع و تا استخدام، آموزش مداوم، مربیگری، مزایا، پاداش ها و مشوق ها، و تا آخرین روزی که کارمند برای شرکت کار می‌کند و مصاحبه خروج از شرکت را انجام‌ می‌دهد، ادامه می‌یابد. این روند شامل دستگاه هایی است که کارمندان به طور معمول از آنها استفاده می‌کنند مثل انواع سیستم‌های دیجیتال یعنی نرم افزار تعامل و مدیریت پروژه، گردهمایی‌ها و جلسات شرکت و فرهنگ دیجیتالی کلی در محل کار.

تفکر طراحی، با یادگیری پیوسته و از طریق تعامل بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات، برای درک بهتر کارمند و کسب همدلی آنها وارد عمل می‌شود. این بخش‌ها از طریق دریافت بازخورد، در موقعیتی بهتر برای طراحی، اصلاح و پیاده سازی روش شناسی ها و رویه های جدید برای تجربه کارمند هستند.

بنجامین گرنجر (Benjamin Granger) ، مدیر ارشد موسسه XM Qualtric، می‌گوید: "تاثیرگذارترین جنبه تفکر طراحی این است که تیم‌های طراحی را وادار به درک سفرها و فعالیت‌های کارمندان می‌کند. به عنوان مثال، ما ممکن است روی ساده کردن فرآیند استخدام تمرکز کنیم، یعنی آن را یکپارچه و مبتنی بر فناوری کنیم."

همه چیز به درک کارمندان، به عنوان افرادی که تلاش می‌کنند تأثیر مثبتی بر زندگی خود داشته باشند برمی گردد. گرنجر بیان می کند: "ما اگر هنگام استخدام افراد به خودِ فرد فکر کنیم، احتمالا تصمیمات بسیار متفاوت تری می گیریم. مثلا تلاش دارند به چه هدفی برسند؟( این شغل را می خواهند تا بتوانند خانواده خود را تآمین، و وام مسکن پرداخت کنند) و یا شرایطی که هنگام ارسال درخواست کار داشتند ( مثلا در حالیکه توی مترو هستند برای چند شغل متفاوت درخواست کار می فرستند).

چگونه منابع انسانی و فناوری اطلاعات می‌توانند به طور موثرتر با هم کار کنند؟

منابع انسانی در جایگاهی است که می‌تواند سرخوردگی‌های یک کارمند را در حین انجام وظایف در طول روز درک کند. این جایگاه می تواند یک موضوع ساده مانند استفاده از پراکسی برای اتصال به سیستم تعاملات شرکت، برنامه ایمیل یا هر نرم افزار دیجیتال دیگری باشد. فناوری اطلاعات در جایگاهی است که می‌تواند با پیاده‌سازی راه حلی بهینه، استفاده از پراکسی را حذف کند. این دو بخش با تعامل یکدیگر می‌توانند سفرهای روزانه کارکنان را با حفظ امنیت بهبود بخشند.

نقطه اشتراک دیگر بین منابع انسانی و فناوری اطلاعات، حول استفاده از پلتفرم های یادگیری دیجیتال در شرکت از قبل از استخدام تا استخدام و آموزش پیوسته، می چرخد. کارمندان برای اختصاص زمان مورد نیاز برای یادگیری به سختی زیر بار می روند، اما اگر به آسانی در دسترس و قابل ارائه باشد، زمان لازم را اختصاص می دهند.

لورا زوتر (Lora Zotter) ، معاون بخش کارمندان در شرکت MentorcliQ، گفت که تعامل بین منابع انسانی و فناوری اطلاعات برای استفاده مؤثر از پلتفرم شرکتش برای حضور و درگیر کردن کارمندان ضروری است. او افزود: "ایجاد تعاملی قوی با فناوری اطلاعات بسیار مهم است."

پلتفرم های آموزش خُرد مانند TalentCards، mLevel و HandyTrain یادگیری را سریع و سرگرم کننده می‌کنند. این پلتفرم ها نوعی بازی وار سازی و تعامل آنلاین هستند و زمانی که کارمند وقت داشته باشد می‌تواند از آنها استفاده کند. منابع انسانی و فناوری اطلاعات با تعامل یکدیگر می‌توانند دسترسی و مصرف این منابع توسعه یافته را بهبود بخشند.

با بن‌بست‌ های احتمالی مقابله کنید

تعامل بخش منابع انسانی با فناوری اطلاعات برای ساده‌سازی دسترسی از طریق پراکسی، مثال خوبی از این است که چگونه اشتراک بین منابع انسانی و فناوری اطلاعات می تواند باعث توقف پیشرفت شود. در این مورد، بخش IT باید بتواند تعیین کند که آیا نیازی برای استفاده از پراکسی وجود دارد ؟ و اگر خیر، دسترسی را بدون آن میسّر سازد. در موقعیت‌های دیگر، منابع انسانی ممکن است انتظاری غیرمنطقی از کارهای قابل انجام و غیر قابل انجام داشته باشد، و فناوری اطلاعات در موقعیتی است که بداند چه چیزی امکان‌پذیر و چه چیزی غیرممکن است. مشکلات احتمالی ممکن است ناشی ازمواردی باشند از قبیل:

• محدودیت های امنیتی
• نرم افزار
• محدودیت های سخت افزاری
• محدودیت های بودجه
• محدودیت های طراحی
• موارد غیر عملی در توسعه

وقتی بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات به مشکل برمی‌‎خورند، زمان ایجاد تعاملی آگاهانه است. منابع انسانی و فناوری اطلاعات در یک تیم هستند که به سمت یک هدف کار می‌کنند که در این مورد، هدف ارائه تجربه‌ای بهتر برای کارمند است.دو بخش مذکور، با تعامل یکدیگر، هم از نیازهای کارمندان و هم از محدودیت‌های احتمالی که ممکن است راه‌حل پیشنهادی را از مسیر خارج کند آگاه هستند.

اکثر راه حل ها دارای راهکارهای مختلف هستند که قابل پیاده‌سازی است و با ارتباط مناسب بین بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات، می توان یک راه حل کارآمد را طراحی، آزمایش و اجرا کرد.

انتظارات کارمندان بالا است

برخی انتظارات از کارفرمایان در طول سال ها تغییر نکرده است. این انتظارات مثل همان هایی است که والدین و پدربزرگ و مادربزرگ کارمندان نیز از آنها انتظار داشتند، مواردی مثل :

• صداقت و درستی
• ثبات
• رهبری قوی
• برخورد محترمانه
• مزد عادلانه
• اعتماد بین کارکنان و مدیریت
• امنیت شغلی

همه اینها ویژگی هایی است که کارمندان از یک کارفرمای خوب انتظار دارند. اگر یک کسب و کار، در حال حاضر مطابق با این استانداردها نیست ، باید سریعا نسبت به پیاده سازی آنها اقدام کند.

انتظارات کارکنان از کار، به طور فزاینده‌ای تحت تأثیر تجربیاتی است که در خارج از شغل دارند. آن‌ها می‌توانند با استفاده از یک برنامه تلفن هوشمند، فوراً از طریق اسنپ یا تپسی به هر مکانی سفر کنند و این برنامه‌ها با نشان دادن مواردی مثل ظاهر راننده، نام راننده، و زمان دقیق رسیدن وی به آنها نشان می‌دهد که منتظر چه راننده‌ای هستند، دیجی کالا به آنها اجازه می‌دهد محصولات را به صورت آنلاین سفارش دهند و در همان روز تحویل بگیرند. با استفاده از زودفود ، اسنپ فود و... می‌توانند غذا را به صورت آنلاین سفارش دهند و روند پیشرفت غذا از سفارش، آماده شدن و سپس تحویل آن را پیگیری کنند. آن‌ها می‌توانند بلافاصله با چند کلیک با آپ یا اینترنت بانک برای اقلام پرداخت کنند. آن‌ها می‌توانند از جستجوی صوتی Google برای یافتن اطلاعات، محصولات و خدمات استفاده کنند و در صورت نیاز به تعیین مسیر، تنها یک ثانیه با استفاده از نرم افزار نشان یا گوگل مپ فاصله دارند.

اگر انجام تراکنش‌ها در خانه به این آسانی است، انتظار اینکه انجام دادن وظایف در محل کار نیز به همین راحتی باشد، غیرمنطقی نیست. وظیفه منابع انسانی این است که تنگناهای کارکنان در سفرهای روزانه را تشخیص دهد، و وظیفه فناوری اطلاعات ساده‌سازی و یافتن راه‌های ساده و مختصر برای کارکنان برای انجام این وظایف است.

نیروی کار امروزی، به ‌ویژه نسل Z (اولین نسل اجتماعی که از جوانی با دسترسی به اینترنت و فناوری دیجیتال قابل حمل رشد کرده است) و نسل هزاره‌ (این نسل قبل از نسل Z وهمزمان با تغییرات پرشتاب فناوری و تلکنولوژی به وجود آمد و تلاش برای استقلال یکی از ویژگی‌های اصلی آن است.اولین نسل هزاره ایران دهه شصت هستند که در تعریف ساده تر والدین باید منتظر می بودند تا فرزند آنها دستگاه دیجیتال پخش دی وی دی یا ریسیور را راه اندازی می کرد و حتی نحوه استفاده از آن را به والدین خود آموزش می داد.)، انتظارات خود از کارفرما را بالا برده‌اند. آنها به احتمال زیاد شغلی را که انتظارات آنها را برآورده نمی‌کند، ترک می کنند. توانایی کار برای شرکتی که هدفی همسو با اعتقادات آنان دارد، به آنها حس رضایت می‌دهد و ارزش برای جامعه ایجاد می‌کند- همه این آرمان‌ها، مهم‌تر از پولی است که به دست می‌آورند.

گرنجر می گوید: "می‌توانید "نسل هزاره‌ها" را به افرادی تقسیم کنید که در اوایل تا اواسط مسیر شغلی خود هستند، بسیاری از آن‌ها خانواده‌های جوانی دارند که به استفاده از فناوری در زندگی روزمره خود به عنوان کارمند و مصرف‌کننده عادت دارند و فعالانه از رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنند". او افزود: "همه این‌ موارد، انتظارات و تجربیات آنها را به شیوه های معناداری هدایت می‌کند."

او گفت: "افرادی که در این مراحل از مسیر زندگی/شغلی خود هستند و به خوبی با فناوری ارتباط دارند، و احتمالاً بیشتر روی انعطاف‌پذیری در محل کار، فضا‌های کاری مبتنی بر فناوری و فرصت‌های رشد شغلی متمرکز هستند."

این انتظارات به نسل هزاره و نسل Z محدود نمی‌شود. گرنجر گفت سازمان‌ها باید به دنبال نقاط اشتراک و انتظاراتی باشند که نسل بعدی کارمندان با آن وارد محیط کار خواهند شد.

او گفت: "اما آنها هم باید بدانند که این تغییرات در تجارب و انتظارات، احتمالاً در بین نسل‌ها از بین خواهد رفت."

مشترکات و انتظارات کارکنان که گرنجر به آنها اشاره می کند بطورکلی عبارتند از:

• فرصت استفاده از مهارت ها و توانایی های خود
• به رسمیت شناختن دستاوردها
• بازخورد منظم
• شفافیت در رهبری
• آموزش و پرورش مداوم
• فرهنگ کار مثبت دیجیتالی
• نردبانی برای حرکت رو به بالا در داخل شرکت

موارد فوق، زمینه‌های ترکیب بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات برای حصول اطمینان از برآورده شدن انتظارات هستند. هنگامی که فناوری اطلاعات، یک پلتفرم ارتباط و تعامل یکپارچه را پیاده سازی می‌کند، کارمندان را قادر می‌سازد تا به طور مؤثرتری با سایر کارمندان و رهبران بخش ارتباط برقرار کنند. هنگامی که منابع انسانی تشخیص می‌دهد که یک کارمند دارای مجموعه مهارت های خاصی در فناوری اطلاعات مورد نیاز است و نقشی خاص به وی در آن موقعیت می‌دهد، کارمند می تواند از مهارت ها و توانایی های خود استفاده، و احساس هدفمندی، رضایت و شناخت کند.

هر محل کار، تغییرات خاص خود را دارد، اما با استفاده از برنامه‌های تجربه کارمند و تمرکز بر سفر کارمند، منابع انسانی و فناوری اطلاعات می‌توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان بهترین فرصت را برای کار در مکانی دارند که این ویژگی‌ها ارزشمند هستند و انتظارات را برآورده می‌کنند.

چگونه منابع انسانی و فناوری اطلاعات، فرهنگ محیط کار دیجیتال ایجاد می‌کنند

فرهنگ محیط کار دیجیتال، بخش مهمی از تجربه کارمندان است. بخش منابع انسانی به دلیل توانایی در هدایت ابتکارات و مزایایی که کارکنان دریافت می کنند، اغلب قهرمان این فرهنگ است. اگرچه، فناوری اطلاعات در اجرای فرآیند فرهنگ سازی نقش مهمی دارد.

محیط کار برای افراد جویای کار از اهمیت بالایی برخوردار است. طبق گزارشهای Jobvite، میزان 46% از افراد جویای کار بر این باورند که فرهنگ کار بسیار حائزاهمیت است. به علاوه، طبق گزارش وب‌سایت مشاغل جهانی GlassDoor، فرهنگ محل کار برای نسل هزاره و نسل Z (نسل اینترنت)، مهمتر از حقوق است.

میزان شگفت انگیز %65 از نسل هزاره‌ها که در آمریکا مورد بررسی قرار گرفتند، ارزش بیشتری برای فرهنگ سازمانی، نسبت به درآمد بالاتر قائل بودند. اولویت های آنها از چک حقوق به مقصود تغییر کرده و این مقصود توسط فرهنگ سازمانی تعریف شده است. فرهنگ سازمانی توسط تکنولوژی های مورد استفاده آنها در زندگی روزانه، رسانه‌اجتماعی، برنامه‌های پیوسته یادگیری، فضای محیط کاری، ارتباطاتشان با مافوق، زیردستان و مربیانشان تاثیر پذیرفته است. همه اینها زمینه هایی هستند که بخش‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات، نقش مهمی در تعریف آن و چرایی تعامل بین این بخش ها برای یک برنامه تجربه کارمند موفق، ایفا می کنند.

زوتر گفت: "این اشتباه است که فکر کنیم فوتبال و پینگ پنگ برای راضی نگه داشتن نسل هزاره ها یا Z کافی است." آنها خواستار فرهنگی سازمانی هستند که به آنها امکان شرکت در گفتگوهای استراتژیک، اطلاع رسانی در تصمیم گیری، درک ارتباط بین کار خود و هدف کلی و تاثیر شرکت را بدهد.

برنامه‌های تجربه کارکنان، یک کسب ‌وکار را قادر می‌سازد تا نیازها و خواسته‌های نیروی کار را درک، و با آن‌ها همراهی کند. فناوری اندازه‌گیری و هوشمندی داده به حدی ارتقا یافته است که منابع انسانی نقش مشاور را ایفا می‌کند و فناوری اطلاعات نقش پیاده‌سازی را پر می‌کند. گرنجر گفت: "تکنولوژی به ما کمک می‌کند تا تجربیات انسانی بهتر و بیشتری بسازیم که به افراد کمک می‌کند تا آنچه را که در محل کار به آن نیاز دارند، تا حد امکان بدون زحمت انجام دهند، و احساسات مثبتی را در اطراف آن تجربیات ایجاد کنند. اینجاست که نتیجه تعامل قوی بین منابع انسانی و IT واقعاً می درخشد.

ساده‌سازی ابزارها و فرآیندهای ارتباطی، عاملی حیاتی برای ایجاد فرهنگی است که تقویت کننده روابط بین رهبران، مدیران بخش و کارمندان می‌باشد. این پلتفرم‌های ارتباطی به مثابه مکانیزم هایی هستند که به تشویق فرهنگ محیط کار پرداخته و برای کارمندان با فضاهای اجتماعی فراگیر، با ایجاد راهی برای ارتباط با یکدیگر، خارج از روند سنتی محیط کار، آنها را قادر به انجام کارهایشان می‌کند. بار دیگر، بخش منابع انسانی نقش مشاور را ایفا می‌کند در حالی که فن آوری اطلاعات نقش امکان‌سنجی دارد.

ما در سرویس ابری کولتفرم یک محیط کار دیجیتالی برای کسب ‌وکارهای سازمانی امروزی پیشنهاد می دهیم. در این محیط تعاملات سازمانی بر پایه کولتفرم، دوری جستن از اثر سیلو( انزوا طلبی و تَک روی) که عامل انزوا و جدایی بخش‌های مختلف یک سازمان می‌باشد، امری ضرروی است. ارتباط جمعی و توام با مشارکت اعضا براساس امکانات کولتفرم، برای بخش منابع انسانی و فناوری اطلاعات باعث تسهیل ارتباطات مؤثرتر در سطح شرکت خواهد شد و موانع پیشرفت را برطرف می‌کند. همچنین فرهنگ محل کار و رضایت کارکنان را افزایش می‌دهد. همانطور که می دانید دو بخش مذکور با تعامل با یکدیگر، قادر به اجرای فرآیند تفکر طراحی هستند که موفقیت برنامه تجربه کارمند را افزایش داده، سفر کارمند را بهبود می‌دهد و به حفظ کارمندان تشویق می‌کند. با این وصف پیشنهاد می کنیم با استفاده از اشتراک رایگان کولتفرم (سرویس ابری ارتباطات و تعاملات سازمانی) ورود به چرخه بهبود تجربه کارمندان را در سازمان خود شروع کنید.