اگر قصد دارید یک پروژه مهم را به تنهایی به اتمام برسانید برایتان آرزوی موفقیت می‌کنیم. اما به طور معمول انجام هر پروژه ای مستلزم همکاری همه تیمها است، و می‌دانیم که کار یک تنه به نتیجه نمی‌رسد. بدون وجود همکاری و تعامل بین تیمی واقعاً چطور می‌خواهید پروژه را سریع‌تر و کارآمدتر پیش ببرید؟
خوب، احتمالا موفق نمی شوید یا تاخیر بسیار زیاد ایجاد می شود.
ما قصد نداریم سختگیر باشیم. درواقع، با سیاست های توزیع و تقسیم کار تعداد زیادی از پرسنل بخشی از فشار شغلی را به دوش می‌کشند تا از اعمال فشار بر سایر کارمندان جلوگیری شود و علاوه برآن امکان موازی کاری و انجام چند پروژه همزمان فراهم شود. در حقیقت، اگر واقعاً به کمک دیگران نیاز داشته باشید و درخواست نکنید، به خود و تیمتان آسیب می‌رسانید یا اینکه با سیاست گذاری انجام شده و استاندارد فرآیندی در تضاد هستید.
تعجبی ندارد که تیم‌هایی با عملکرد بالا همکاری بهتری با هم دارند زیرا آنها تخصص، محدودیت و کارآمدی یکدیگر را درک می‌کنند.
به طور معمول تیم‌های طراحی، خواستار همکاری نزدیک با تیم‌های بازاریابی هستند. توسعه‌دهندگان محصول باید بدانند که تیم تولید در حال عرضه چه چیزی به بازار است. مدیران تیم ها باید بدانند که چه کسی بر روی چه چیزی کار می‌کند.
به دلیل کش‌وقوس‌های زیاد برای نیروی کار امروزی، وجود تعامل ضرورت دارد. همان‌طور که استیو جابز بیان کرد «کارهای بزرگ در کسب‌وکار هرگز توسط یک نفر انجام نمی‌شوند بلکه توسط کار تیمی انجام می‌شوند».
درحالی‌که تعاملات منجر به ایجاد ایده‌های بهتر، نتایج همسوتر و ذینفعان رضایتمندتر می‌شود اما هماهنگی برای انجام آن دشوار است. به همین دلیل است که ما برای درک بهتر ارزش تعامل بین- تیمی و نحوه ایجاد آن در سازمانتان، یک راهنمای گام‌به‌گام تهیه کردیم.
ابتدا باید به تعریف تعامل بین- تیمی نگاهی بیندازیم و ببینیم که چرا یک واژه ی مهم است:
تعامل بین- تیمی چیست؟
تعامل بین- تیمی که به‌عنوان همکاری افراد از چند تیم تخصصی نیز شناخته می‌شود به معنای مجموعه‌ای از گروه‌های مختلف اعم از طراحان، توسعه‌دهندگان، بازاریابان محتوا یا کارمندان فروش است که همگی به‌صورت کارآمد در راستای هدف مشترک با یکدیگر همکاری می‌کنند.
بیشتر پروژه‌ها به ورودی چندین نظر خلاقانه نیاز دارند. شما صرفاً با تیم بازاریابی‌تان محصول جدیدی به بازار عرضه نمی‌کنید و ایجاد یک وب‌سایت تنها با کمک تیم فروشتان ایده ی خلاقانه‌ای به نظر نمی رسد.
در عوض، شما با گرد هم جمع‌کردن مهارت‌ها و استعدادهای هر بخش به‌منظور خلق یک نتیجه نهایی بهتر (و در کل یک تیم بهتر) به موفقیت بزرگ‌تری می‌رسید. همچنین مطلاعات اخیر نشان می دهد که عضویت در یک تیم موفق، مهم‌ترین مسئله برای کارمندان است.
چرا برای کسب‌وکارها تعامل بین- تیمی تا این حد اهمیت دارد؟
دلیل آن دو کلمه است: ساده‌سازی موفقیت.
تیم‌هایی که به‌صورت مجزا و در انزوا کار می‌کنند، ازآنچه در بخش‌های دیگر می‌گذرد اطلاعی ندارند و اغلب این امر به فاجعه ختم می‌شود.
سناریویی را تصور کنید که در آن سازمان شما در حال طراحی و ایجاد یک وب‌سایت برای مشتری است اما توسعه‌دهنده و طراح شما به‌طور مجزا و به‌تنهایی کار می‌کنند. تیم طراحی بر روی مؤلفه‌های خلاقانه سایت کار می‌کند و توسعه‌دهنده چیدمان اجزاء داخلی صفحات را ایجاد می‌کند و صرفاً دعا می‌کند که تصاویر با چیدمان و اندازه اجزای داخلی تناسب پیدا کنند.
در عوض، آن‌هایی که با یکدیگر کار می‌کنند یک هدف ایجاد می‌کنند، وظایف را اولویت‌بندی می‌کنند و سپس کار را به اعضای تیم محول می‌کنند و بدین ترتیب شما یک وب‌سایت راه‌اندازی می‌کنید، همه این‌ها به معنای تعامل بین- تیمی است.
مراحل توسعه همکاری بین تیمی در فضای باز تعاملی
مزایای واقعی تعامل بین- تیمی چه هستند؟ در اینجا به بعضی از مهم‌ترین دلایل برقراری ارتباط میان تیمها اشاره می‌شود. این مزایا کاملاً بدیهی به نظر می‌رسند اما درواقع برای پیشبرد همکاری بهتر میان تیمها به چه چیزی نیاز است؟ اکنون به هر مرحله مهم از این فرایند نگاهی می‌اندازیم:
مرحله ۱: سعی کنید تا مسئولیت‌های تیم را به بهترین نحو ممکن تقسیم کنید.
به آنچه می‌گوییم اعتماد کنید، تیمها واقعاً خواستار همکاری با یکدیگر هستند. کارمندان برای همکاری با یکدیگر ارزش قائل هستند.
نظرسنجی انجام‌شده توسط دانشگاه شارلوت کویین نشان داد که نزدیک ۷۵ درصد از کارمندان، تعامل را برای شغل خود بسیار مهم می‌دانند؛ اما اگر فضای شفافی برای کارمندانتان فراهم نکنید تا بارکاری و وظایف دیگر پرسنل را به‌خوبی درک کنند، مشکلی جدی ایجاد می‌کنید.
مرحله اول ایجاد محیط تعاملی و منسجم است که باعث می‌شود هر یک از اعضای تیم از مسئولیت‌های خود، آنچه باید بگویند و آنچه باید به سایر اعضای تیم واگذار کنند آگاهی پیدا می‌کنند. این امر هر بخش را قادر می‌سازد تا نقش خود در هدف کلی را درک کند و به آنها احساس کنترل بر مسئولیت‌های خود می‌دهد.
برای مدیران پروژه تشخیص حجم کاری یا وظایف ناعادلانه تیم اهمیت بسیار زیادی دارد. درحالی‌که ممکن است برنامه‌ریزی کرده باشید که انجام چندوظیفه صرفاً چند ساعت طول بکشند، این وظایف می‌توانند به یک کار یک‌هفته‌ای بدل شوند و کارمندی که وظیفه او با سایرین مقایسه می‌شود به دلیل رفتار ناعادلانه با مشکل بزرگی مواجه می‌شود.
به همین دلیل است که گزارش تخصیص کار تیمی به هر مدیر پروژه حجم کار هر کارمند و زمان باقی‌مانده تا تکمیل آن را نشان می‌دهد. به‌این‌ترتیب، اگر یک وظیفه ساده به یک کار یک‌هفته‌ای تبدیل شود، می‌توانید نیروی کار بیشتری با توانایی انجام کار اضافی را به آن وظیفه اختصاص دهید.
مرحله 2: از ابزارهای مناسب برای تعامل بهتر میان تیمها استفاده کنید
انجام تعاملات را از آن چیزی که هست سخت‌تر نکنید.با استفاده از ابزارهای تعاملات سازمانی که بر ایجاد فضای کاری مشترک برای هر تیم تمرکز دارند، از ارسال ایمیل‌های گیج کننده، مفقود شدن اسناد و انباشت فایل‌های غیرضروری اجتناب می‌کنید.
ابزارهای تعاملات سازمانی بی‌شماری مانند کولتفرم (Colatform) وجود دارند که در مدیریت کار به شما کمک می‌کنند اما این ابزار‌ها چه‌کار دیگری انجام می‌دهند؟ ابزارهایی را در نظر بگیرید که ویژگی‌های ارتباطی بیشتری دارند تا تیم شما بتواند درعین‌حال که بهتر به تیم‌های دیگر متصل می‌شود به ابزارهای کمتری اتکا کند.
برای مثال، ابزار مدیریت پروژه شما باید دارای نرم‌افزار چت باشد تا کل سازمان بتواند برای ارتباطات سریع‌تر از آن استفاده کند. تیمها نه‌تنها به فضایی برای مدیریت وظایف پروژه نیاز دارند بلکه باید بتوانند تا سریع‌تر ارتباط برقرار کنند، برنامه زمانی پروژه را به اشتراک بگذارند و در هر زمان معین ببینند که چه کسی بر روی چه چیزی کار می‌کند.
ابزار چت گروهی کولتفرم (Colatfrom) ابزاری عالی برای آگاهی از وضعیت پروژه هایی است که در حال انجام است (همچنین شما می‌توانید برای پیام‌ها برچسب گذاری مناسبی برای پیگیرها و اقدامات داشته باشید و همچنین یادآور سیستمی برای زمانی در آینده برنامه ریزی کنید.
مرحله ۳: مشخص کنید که چه کسی مدیر پروژه خواهد بود
وقتی چند بخش با یکدیگر کار می‌کنند اغلب، مدیران (منظور مدیران واحد های سازمانی درگیر پروژه هستند) بر سر مدیریت گروه با هم نزاع دارند. لازم است تا هر رهبر و تیم مرتبط بدانند که تصمیمات توسط چه کسی اتخاذ می‌شود و باید به چه کسی گزارش داده شود.
از همان ابتدای کار دستورالعمل‌های رهبری تدوین کنید که به اعضای تیم نشان دهد برای چه چیزی باید به چه کسی مراجعه کنند و چگونه می‌توانند با افراد مسئول ارتباط برقرار کنند. این امر می‌تواند سردرگمی حاصل درزمانی که دو رهبر نظرات متفاوتی دارند را کاهش دهد.
همچنین فرصتی برای تیم فراهم می‌سازد تا به‌جای یک فرد که کل عملیات را رهبری می‌کند، تصمیمات را به‌صورت جمعی اتخاذ کنند. شناسایی رهبران پروژه برای حفظ گردش کاری مثبت حائز اهمیت است.
مرحله ۴: کتابچه راهنما و اسناد پشتیبان تدوین کنید
تعاملات بین- تیمی بیش از هر چیزی تجربه یادگیری است. بعضی چیزها نتیجه بخش خواهد بود و بعضی دیگر کار را سخت‌تر می‌سازند. همزمان که بر اساس تجربیات گذشته کار می‌کنید، ایجاد یک کتابچه راهنما یا اسناد پشتیبان (مستند فرآیند کاری) اعضای تیم را قادر می‌سازند تا نقش خود در یک اکوسیستم بزرگ‌تر را بهتر درک کنند.
مطمئن شوید که درباره آنچه برای همکاری اثربخش اتفاق می‌افتد، جزئیات کافی ارائه می‌دهید. مثلاً کتابچه راهنمای تعاملات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
حتی می‌توانید به اعضای تیم اجازه دهید تا به‌منظور توسعه بهینه فرآیند تعاملات بین تیمی، نظر خود را به کتابچه راهنما اضافه کنند. این امر همه افراد درگیر را قادر می‌سازد تا از یکدیگر بیاموزند و تجربه منحصربه‌فرد خود را به اشتراک بگذارند.
بعضی از شرکت‌ها آن را منشور تیمی می‌نامند که اساساً طرحی درباره نحوه همکاری تیم ها با یکدیگر در راستای یک هدف واحد است. این منشور تیمی شامل اطلاعاتی شبیه به اهداف، مأموریت و اهداف عمومی تیم و همچنین مسئولیت‌های هر یک از اعضا است.
وجود منشور تیمی و کتابچه راهنمای تعاملات که شرکت بتواند به‌عنوان یک نقشه راه از آن استفاده کند، نتیجه‌بخش است. با استفاده از قابلیت ذخیره سازی اطلاعات در کولتفرم (Colatform)، شما برای تعاملات بهتر مکان مناسبی برای مستندسازی این فرایندها، ذخیره اسناد، اشتراک گذاری آنها و انتشار شرح کلی پروژه دارید.
موضوعات زیر بهتر است در مستندات تدوین و شفاف سازی شوند:
- گردش کاری هر بخش
- رویه‌های عملیاتی استاندارد
- زمان‌بندی پروژه
- فهرستی از وابستگی‌های کار و اینکه چه کسی مسئول است
- جایی که اسناد ذخیره می‌شوند
- کانال‌هایی که اعضای تیم می‌توانند برای برقراری ارتباطات از آن استفاده کنند
- هدف نهایی هر تیم
مرحله ۵: انتخاب یک روش ارتباطی واحد
همه ما با انبوهی ازایمیل‌های بی پایان سر و کار داشته ایم که اطلاعات مهم در آنها گم می‌شود. می‌توانید با اجرای یک روش ارتباطی متمرکز برای همه تیمها از این مشکل اجتناب کنید.
بیشتر بخوانید: کولتفرم جایگزین کارآمد ابزارهای پراکنده ارتباطات سازمانی
برای موفقیت تعامل بین-تیمی، ارتباطات صحیح اهمیت بالای دارد و ایجاد فضایی برای گفتگو می‌تواند نتیجه متفاوتی حاصل سازد. ممکن است در حال حاضر از ویدیو چت‌های ارتباطی مانند Google Hangouts استفاده کنید اما ابزاری شبیه به کولتفرم (Colatform) واقعاً شما را قادر می‌سازد تا کانال‌های ارتباطی بسازید و تماس ویدئویی گروهی یا چت‌های یک‌به‌یک انجام دهید.
ویژگی‌های فیلتر و جستجو در کولتفرم (Colatform)، برچسب‌گذاری و ذخیره اطلاعات مهم را، ساده‌سازی می‌کند به نحوی‌که کارمندان از جدیدترین اطلاعات مطلع هستند و درواقع به‌صورت بلادرنگ با هم در تعامل هستند.
مرحله ۶: منابع لازم برای موفقیت را در اختیار تیمها قرار دهید
هیچ پروژه‌ای از همان ابتدا به انجام تعاملات موفقیت‌آمیز دست پیدا نمی‌کند. دردسرهای فزاینده، موانع و اهداف برآورد نشده‌ای وجود خواهند داشت که همه آنها بخشی از تجربه یادگیری هستند.
به تیم خود زمان و منابع لازم برای اکتشاف ایده‌ها را بدهید و به آنها اجازه دهید تا تکنیک‌ها و روش‌ها را امتحان کنند. بله به آنها اجازه دهید تا شکست بخورند.
برخورداری از منابع لازم برای طوفان فکری و خلاقیت بدان معنا است که تیمها می‌توانند همه‌چیز را پوشش دهند. اجرای اولین و معمولاً کاملترین ایده کار آسانی نیست اما اولین ایده همیشه بهترین گزینه نیست.
فراهم ساختن فضای لازم برای تیمها به‌منظور کشف همه گزینه‌ها چه از طریق جلسات طوفان فکری اختصاصی، فهرست سودمند و منابع یا صرفاً با ایجاد مکانی برای مطرح کردن ایده‌هایشان اهمیت زیادی دارد.
بیشتر بخوانید: سازماندهی دقیق ارتباطات سازمانی با کولتفرم
زمانی که تیمها احساس کنند از منابع لازم برای موفقیت برخوردار هستند، می‌توانند با یکدیگر کار کنند و تعامل نتیجه بهتری دارد. حتی اگر تیمها دور کار باشند، شما باید مطمئن شوید که همه کارمندان از فرصت یکسانی برخوردارند.
اگر می‌خواهید تا کارمندان را وادار به صحبت کنید، جلسات پرسش و پاسخ و رویدادهای اجتماعی برگزار کنید یا حتی یک جلسه مجازی برای بحث درباره بهترین روش‌های تعامل بین- تیمی برگزار کنید. فقط بدانید که بهبود تعاملات نباید موضوعی باشد که فقط یکبار به آن توجه کنید.
به‌منظور برقراری ارتباطات قدرتمند، جلسات منظم برنامه‌ریزی کنید و روابط میان تیمی را تقویت کنید. درنهایت به نتیجه می‌رسید. درواقع، تیم‌های متصل به هم نسبت به تیم‌هایی با ارتباطات ضعیف ۲۱ درصد بیشتر احتمال سودآوری دارند.
خودتان الهام‌بخش تعاملات در هر پروژه باشید
همه پروژه‌ها دارای مجموعه مهارت‌های مختلف هستند. گرد هم آوردن تیمتان و استفاده از استعدادهای منحصربه‌فرد آنها بدان معناست که می‌توانید به نتایج بهتری برای پروژه دست‌یابید. تعامل بین- تیمی اطمینان می‌دهد که هیچ مشکلی بدون راه‌حل باقی نمانده است و همه ذینفعان از نتیجه نهایی راضی هستند.
کار را با ایجاد مکانی آغاز کنید که اعضای تیم می‌توانند در آن ارتباط برقرار کنند و ایده‌ها را به اشتراک بگذارند. تعیین کنید که هر تیم در کل پروژه چه مسئولیت‌هایی بر عهده خواهد داشت.
ازاینجا به بعد می‌توانید با ایجاد فضای متمرکز بر بحث، ارائه منابع و کتابچه‌های راهنما همکاری مستمر را تقویت کنید و انتظار داشته باشید به این اهداف دست یابید:
- پیشرفت سریع‌تر پروژه: تیمها دیدگاه یکسانی دارند و می‌توانند در راستای یک هدف غائی مشترک کار کنند.
- دستاوردهای فراگیر: زمانی که چندین دپارتمان دارای تخصص مربوط به خود هستند، هیچ مشکلی بدون راه حل باقی نمی‌ماند.
- نوآوری و خلاقیت: ایده‌ها جرقه ایده‌های دیگر را می‌زنند و هرچه امکان تلاقی بیشتر تیمها را ممکن سازید، ایده‌های خلاقانه بیشتری مطرح خواهند شد.
- افزایش مشارکت: همکاری تقویت‌کننده روابط کاری است و نتیجه آن اعضای تیم شادتر هستند.
- اعتماد به شرکت: زمانی که کارمندان با موفقیت همکاری می‌کنند، احساس می‌کنند بیشتر با کسب‌وکار ارتباط دارند و بنابراین احتمال بیشتری وجود دارد که به نحو احسن کار کنند.
- تقویت مهارت کارمندان: یادگیری از یکدیگر یکی از بهترین روش‌ها برای اعضای تیم است تا مجموعه مهارت‌های خود را تقویت کنند.
- استعدادهای برتر: تیم‌هایی که با یکدیگر همکاری می‌کنند، در کنار هم باقی می‌مانند بدان معنا که رهبری برای حفظ استعدادهای برتر و جذب کارمندان جدید مشکلی نخواهد داشت.
- ذینفعان شادتر: ازآنجایی‌که افراد بیشتری مراقب پروژه هستند، ذینفعان و مشتریان شما از دستاوردهای تیم محور شما رضایت خواهند داشت.
