محل کار دیجیتال( قسمت 3): تعاملات در محل کار دیجیتال

به طور کل،تعامل (Collaboration) یعنی کار کردن با یکدیگر برای خلق چیزی است، خواه این همکاری برای خلق ایده های جدید و ناب باشد، یا تعامل در جهت خلق و توسعه راهکارها و دستیابی به اهداف. تعاملات موثر به همه اجازه می‌دهد تا نقاط قوت و بینش منحصربه‌فرد خود را به یک پروژه بیاورند، به این معنی که می‌توانید سریع‌تر به اهداف خود برسید و در عین حال نیازهای همه افراد درگیر در پروژه را برآورده کنید.

بسیاری از ابزارهایی که در قسمت دوم ذکر شد، به شما امکان انجام تعاملات با همکاران خود به صورت دیجیتالی را فراهم می کنند. با اینکه امکان تماس و اشتراک گذاری اسناد در Skype مفید هستند، اما تنها بخشی از نیازهای یک محل کار دیجیتال موفق محسوب می شود.

برای مثال، نرم‌افزار مدیریت اسناد (document management software) به همه اجازه می‌دهد اسناد مورد نیاز خود را بیابند و همینطور از هر مکانی بتوانند اسنادی را که مسئول آن هستند، تأیید و تصدیق کنند. نرم‌افزار بررسی اسناد (Document review software) نظرات، پیشنهادات و مکالمات را در یک مکان گرد هم می‌آورد و شما را از جستجوی ایمیل خود برای پیوست‌های متعدد و جمع آوری تغییرات بی نیاز می کند.

نرم افزاری که امکان تعاملات بهتر را فراهم می کند، کلید ایجاد یک محل کار دیجیتال موثر و کارآمد است. البته، چنین ابزارهایی برای جایگزینی طوفان فکری یا کار با هم در فضاهای فیزیکی در نظر گرفته نشده‌اند، بلکه برای تکمیل روش کار ما و ایجاد فرصت‌هایی برای کار مؤثرتر با مردم از راه دور هستند. این ویژگی به ویژه برای افرادی مفید است که شغل آنها مستلزم حضور دائم در یک دفتر نیست.

بیشتر بخوانید: نرم افزار ارتباطات سازمانی و تعامل سازمانی (Collaboration) چیست؟

هیچ راه حل یکسانی برای ایجاد یک محل کار دیجیتال وجود ندارد و نباید وجود داشته باشد. در عوض، مانند خود سازمان، محل کار دیجیتالی یک سیستم پیچیده از سیستم‌های پیچیده است که همگی باید همسو و هماهنگ باشند و به همان اندازه برای هدف مورد نظرشان مناسب باشند.

امکان سنجی

مطمئن شوید که همه افراد درگیر در سازمان، خطرات مرتبط با پروژه محل کار دیجیتال را درک می کنند. یک سیستم ارزیابی ریسک قابل اتکا و پایا، باید بخشی از برنامه ریزی هر پروژه باشد و نتایج آن باید در راهکارهای سازمان گنجانده شود و به عنوان بخشی از نظارت مداوم بر پایبندی و رعایت اصول در نظر گرفته شود.

قابلیت کارکرد موثر

مطمئن شوید که راهکارهای محل کار دیجیتال و کسب و کار شما به هم مرتبط هستند. برای جلب موافقت و مشارکت مدیریت ارشد، یک پروژه محل کار دیجیتال، باید بر اساس سود واقعی کسب و کار پایه گذاری شود. بنابراین بسیار مهم است که اهداف کسب و کار و پتانسیلی که یک محل کار دیجیتال برای رسیدن به آنها ارائه می دهد، به وضوح نشان داده شود.

مقیاس پذیری و توسعه

با نرم افزاری کوچک ، اما با قابلیت مقیاس پذیری و توسعه، شروع کنید. یک عامل مهم در مقیاس پذیری، همسویی با سایر سیستم های مرتبط و توانایی همگام سازی و برقراری ارتباط در سطوح عمیق تر است. در مرحله برنامه ریزی، به دنبال نرم افزاری باشید که اتصالات گسترده و عمیق را امکان پذیر می کند و دارای سازگاری داخلی است.

کاربرد پذیری

سهولت استفاده، ارتباط نزدیکی با مقیاس پذیری فیزیکی و فنی دارد. پذیرش(Adoption) ابزار تعاملات سازمانی توسط کاربران آن در سازمان، کلید موفقیت است و نباید با در نظر گرفتن توانایی فنی آنان مانع انتخاب و انطباق آنان شد. برای کمک به پذیرش، قبل از نصب هر نرم افزاری، تیم پروژه باید اهداف پروژه را با همه افراد در کسب و کار به اشتراک بگذارد. اگر همه بتوانند تصویر بزرگ را درک کنند یا حداقل ببینند، قطعا به کاهش مقاومت اولیه در برابر تغییر کمک می کند.

علاوه بر این، قبل از پیاده سازی هر نرم افزاری، تا حد امکان از وجود زیرساخت ها اطمینان حاصل کنید. این کار را می توانید با آموزش قبلی، شناسایی "افراد چالش طلب" یا "کاربران اصلی" یا اعضای تیم پروژه باشد که در دسترس هستند و می توانند به سؤالات پاسخ دهند.

مزایای یک محل کار دیجیتال ثابت شده است مخصوصا برای سازمان هایی که بیشترین بهره را از آنها می برند، بسیار واقعی و قابل لمس است.

اما درک این مزایا به چیزی بیش از به کارگیری فناوری‌های جدید نیاز دارد – نیازمند یک تغییر واقعی در تفکر و تمرکز واضح بر ایجاد یک فرهنگ سازمانی چابک و سازگار است. برای انجام این کار، همه باید توسط زیرساخت های مناسب حمایت شوند و ابزارها و تکنیک هایی را در اختیار داشته باشند که بتواند تعاملات دیجیتالی در محل کار را برای آنها کارساز کند.

پیشنهاد می کنیم با بررسی عوامل و معیارهای مطرح شده در این نوشته، برای استفاده از نسخه آزمایشی و رایگان کولتفرم به اینجا مراجعه کنید.