چگونه ارتباطات سازمانی در محیط کار را بهبود بخشیم؟
با بهبود ارتباطات سازمانی در محیط کار، بهرهوری، روحیه و عملکرد را ارتقا دهید.هنگامی که به تعاملات سازمانی میاندیشید، ممکن است تنها به اطلاعات رسمی منتقل شده از سوی مدیران ارشد فکر کنید. اما این مفهوم تمامی ارتباطات شرکت درباره نحوه پیشبرد فعالیتهای کسبوکار را در بر میگیرد.چند راهکار کاربردی میتواند ارتباطات سازمانی شما را بهبود بخشد تا همه اعضا همراستا شده و با کارایی بیشتری فعالیت کنند.
ارتباطات سازمانی شامل تمامی ارتباطاتی است که در درون شرکت و از سوی آن درباره نحوه انجام کار شکل میگیرد. بهبود ارتباطات سازمانی با استفاده از زبان شفاف، ایجاد تعادل و بهرهگیری از ابزارهای مناسب ارتباطی در محیط کار آغاز میشود. کانالها و یکپارچهسازیهای شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم این امکان را در مقیاس گسترده عملی میکنند. چالشهای ارتباطات سازمانی، از جمله پراکندگی ابزارها و ناهماهنگی، را میتوان با یکپارچهسازی فعالیتها در یک بستر واحد برطرف کرد؛ جایی که تیمها با استفاده از خودکارسازی و همکاری لحظهای، ارتباطات را تسهیل میکنند.
نکات کلیدی
- ارتباطات سازمانی شامل تمامی ارتباطاتی است که در درون شرکت و از سوی آن درباره نحوه انجام کار شکل میگیرد.
- بهبود ارتباطات سازمانی با استفاده از زبان شفاف، ایجاد تعادل و بهرهگیری از ابزارهای مناسب ارتباطی در محیط کار آغاز میشود. کانالها و یکپارچهسازیهای شبکه اجتماعی سازمانی کولتفرم این امکان را در مقیاس گسترده عملی میکنند.
- چالشهای ارتباطات سازمانی، از جمله پراکندگی ابزارها و ناهماهنگی، را میتوان با یکپارچهسازی فعالیتها در یک بستر واحد برطرف کرد؛ جایی که تیمها با استفاده از خودکارسازی و همکاری لحظهای، ارتباطات را تسهیل میکنند.
زمانی که به «ارتباطات سازمانی» فکر میکنید، ممکن است تنها به اطلاعات رسمی منتقلشده از سوی رهبران و مدیران بیندیشید.اما این مفهوم تمامی ارتباطات شرکت درباره نحوه پیشبرد فعالیتهای کسبوکار را در بر میگیرد.برای هر نوع کار تیمی (اعم حضوری، ترکیبی یا دورکار ) ذخیرهسازی و سپس بازیابی ارتباطات مرتبط با کار میتواند چالشبرانگیز باشد. اطلاعات پروژه ممکن است در ابزارهای دیجیتال متعددی پراکنده شده باشد.چند راهکار کاربردی تر میتواند ارتباطات سازمانی شما را بهبود بخشد تا همه افراد همراستا شوند و با کارایی بیشتری فعالیت کنند.
ارتباطات سازمانی چیست؟
ارتباطات سازمانی شیوهای است که افراد یک سازمان از طریق آن چشمانداز، اولویتها، دیدگاهها و تصمیمات خود را، چه در داخل و چه در خارج از سازمان، به اشتراک میگذارند.
این تبادل اطلاعات میتواند از پایین به بالا، از بالا به پایین یا بهصورت افقی انجام شود. مدیران ارشد از طریق انتقال سیاستها، تصمیمات تجاری و بهروزرسانیهای محصول یا خدمات، ارتباطات سازمانی را هدایت میکنند. با این حال، تمامی واحدها و اعضای سازمان، از مدیرعامل تا کارکنان خط مقدم، پیامهای سازمانی را به همکاران، مشتریان، ذینفعان و اعضای جامعه منتقل میکنند.
با بهبود ارتباطات در محیط کار شرکت خود، میتوانید تیمها را برای ارتقای نتایج کسبوکار و فرهنگ سازمانی در تمامی سطوح توانمند سازید.
کلمات دارای قدرت هستند. هر فرد در سازمان میتواند به فرهنگ و عملکرد شرکت آسیب وارد کند یا آن را ارتقا دهد. کلید این موضوع، ارتباطات سازمانی است.
بیشتر بخوانید: راهکارهای تقویت تعاملات سازمانی، در جهت بهبود عملکرد سازمانی
چرا ارتباطات سازمانی قوی اهمیت دارد
ارتباطات سازمانی بر بهرهوری، فرهنگ و میزان مشارکت شرکت تأثیرگذار است. ارتباطات ناکارآمد به معنای صرف زمان بیشتر برای جستوجوی اطلاعات، دریافت توضیح و انجام دوباره کارها است.
فرض کنید خلاصهای از یک کمپین جدید را در اختیار تیم خود قرار میدهید، اما جزئیات کلیدی را حذف میکنید. تیم شما ممکن است زمان بیشتری را صرف دریافت توضیح کند یا بدتر از آن، کمپینی طراحی کند که انتظارات را برآورده نکند و نیاز به بازنگری داشته باشد. ارتباطات ضعیف به معنای از دست رفتن روحیه، بهرهوری و اعتماد است.
در ادامه مزایای ارتباطات سازمانی مؤثر آورده شده است:
انواع ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی اشکال متعددی دارد. این ارتباط میتواند بهصورت ارتباطات گسترده یا ارتباطات فردی باشد. شناخت این انواع مختلف و زمان مناسب استفاده از هر یک، میتواند عامل موفقیت یا شکست باشد.
ارتباطات داخلی در مقابل خارجی
ارتباطات داخلی متوجه کارکنان داخل شرکت شماست، در حالی که ارتباطات خارجی ذینفعان بیرونی از جمله مشتریان، تأمینکنندگان، شرکا و اعضای جامعه را هدف قرار میدهد. در بسیاری از موارد، لازم است برای ارتباطات داخلی یک راهبرد و برای ارتباطات خارجی — از جمله برای تیمهای توزیعشده — راهبردی متفاوت تدوین شود.
ارتباطات رسمی در مقابل غیررسمی
ارتباطات رسمی معمولاً بهصورت مکتوب یا چندرسانهای بوده و از طریق کانالهای رسمی شرکت یا تیم منتشر میشود. در این نوع ارتباطات، بر انسجام پیام، تعیین انتظارات و ایجاد مستندات قابل پیگیری تأکید میشود.
ارتباطات غیررسمی در قالب گفتوگوهای خودمانی کنار آبسردکن، چتهای آنلاین یا مکالمات بداهه با همکاران یا مشتریان شکل میگیرد. این نوع ارتباط برای ارائه بهروزرسانیهای سریع، ایجاد صمیمیت و رفع سوءتفاهمها یا ابهامات بسیار مؤثر است.
ارتباطات دیجیتال-محور در مقابل ارتباطات حضوری
بیشتر محیطهای کاری مدرن ترکیبی از تعاملات دیجیتال و حضوری را در بر میگیرند. برای دستیابی به ارتباطات سازمانی موفق، لازم است بدانید هر قالب را در چه زمانی به کار ببرید. ایجاد حس تعلق سازمانی، طوفان فکری و تصمیمگیری مشارکتی اغلب در تعاملات حضوری اثربخشتر است. ارتباط حضوری سطح بالاتری از درگیری و نشانههای غیرکلامی را فراهم میکند، در حالی که ارتباطات دیجیتالمحور انعطافپذیرتر بوده، کارکنان دورکار و ترکیبی را بهتر در بر میگیرد و برای بازیابی اطلاعات کارآمدتر است.
فرم درخواست جلسه مشاوره و دمو
موانع رایج در برابر ارتباطات سازمانی مؤثر
ارتباطات بیشتر همیشه به معنای ارتباطات مؤثرتر نیست. در واقع، بسیاری از تیمها با انبوه اطلاعات دستوپنجه نرم میکنند. در اینجا سه مانع رایج که باعث سرخوردگی و ناکارآمدی شده و مانع اثربخشی سازمانی در ارتباطات میشوند، را بررسی می کنیم:
انزوا (سیلوها)
انزوا زمانی رخ میدهد که بخشها به عنوان دروازهبان اطلاعات و تخصص عمل کرده، دانش را از دیگرانی که میتوانند از آن بهرهمند شوند، جدا میکنند. به عنوان مثال، تیم محصول شما ممکن است یک ویژگی جدید را بدون مشورت با خدمات مشتری راهاندازی کند، در حالی که آنها میتوانستند بازخوردی در مورد اشکالات تکراری یا درخواستهای ویژگی از سوی مشتریان به اشتراک بگذارند.
عدم هماهنگی
عدم هماهنگی زمانی رخ میدهد که تیمها یا افراد، اهداف، اولویتها یا پیامها را به یک شکل درک نمیکنند. این اختلال به صورت اهداف ناهمخوان، پیامرسانی ناسازگار یا سردرگمی در مورد مسئولیتها ظاهر میشود. این نشانهای است که ارتباطات دیجیتال در محیط کاربه وضوح یا به طور مداوم در میان بخشها جریان ندارد.
پراکندگی ابزارها
وقتی کارگران در طول یک ساعت چندین بار بین ابزارهای ارتباطی جابهجا میشوند، تمرکز و بهرهوری خود را از دست میدهند. به عنوان مثال، همتیمی شما ایمیلی میفرستد و از شما میخواهد سندش را بررسی کنید. شما سند را در یک نرمافزار جداگانه باز میکنید، برای تأیید چیزی به ابزار سومی میروید، سپس برای گذاشتن نظرات به سند و ایمیل برمیگردید. این جابهجایی بین ابزارها زمان بیشتری میبرد و ارتباطات را تکهتکه میکند.
بیشتر بخوانید: فرهنگ مشارکتی ( Collaborative culture)
نکاتی برای ارتباطات سازمانی بهتر
حمایت مدیران، همکاری بینبخشی و یکپارچهسازی ابزارها، انزواها را از بین برده وارتباطات سازمانی را برای منافع مشترک بهبود میبخشد. مدیران میتوانند با ایجاد اهداف و معیارهای مشترک، تسهیل بررسیهای مکرر و تحلیل نهایی پروژهها، بر عدم هماهنگی غلبه کنند.
این روشهای برتر ارتباطات سازمانی که برای دستاوردهای سریع و موفقیت بلندمدت کارآمد است را با هم بررسی کنیم.
۱. واضح و مختصر باشید
با استفاده از زبان ساده در ارتباطات نوشتاری و گفتاری، بهتر ارتباط برقرار کنید. به جای "ما در حال تغییر محور استراتژی خود هستیم"، برای مثال بگویید "ما در حال تغییر مسیر هستیم". متن خود را از نظر اصطلاحات خاص شرکتی و هرگونه زبانی که بیش از حد پیچیده یا نامشخص است، بررسی کنید.
۲. پیام را با کانال تطبیق دهید
کانال و قالب خود را برای بیشترین تأثیر، با دقت انتخاب کنید. به عنوان مثال، برای اطلاعیهها یا مستندات از کانالهای عمومی و برای بهروزرسانیهای سریع یا مکالمات حساس از پیامهای مستقیم یا کانالهای خصوصی استفاده کنید. یک برگه راهنما یا نمودار جریان ایجاد کنید که مشخص کند کدام کانالها برای چه نوع ارتباطی مناسب هستند، سپس قبل از ارسال یک پیام، آن جدول را بررسی کنید.
۳. شفافیت را ترویج دهید
کارکنان میخواهند "چرایی" و "چگونگی" پشت تصمیمات را درک کنند. متعهد شوید که اطلاعات را آشکارا به اشتراک بگذارید، حتی اگر چیزی باشد که کار نکرده و دلیل آن، تا دیگران بتوانند از آن درس بگیرند.
۴. گوش دادن فعال را تشویق کنید
گوش دادن فعال شامل بیشتر گوش دادن تا صحبت کردن، پرسیدن سؤالات باز و تکرار نکات کلیدی برای گوینده است. گوش دادن فعال را تمرین کنید تا عدم هماهنگی را کاهش داده و ارتباط را بهبود بخشید.
۵. تصمیمات را مستند کنید
مستندات واضح، تیمها را در طول زمان پاسخگو و هماهنگ نگه میدارد. یادداشتهای جلسات، رونوشتها و نکات کلیدی را در یک مکان یا کانال مرکزی به اشتراک بگذارید تا همه بتوانند به منطق تصمیمگیری مراجعه کنند.
۶. بین ارتباطات ناهمزمان و بیدرنگ تعادل ایجاد کنید
یک جلسه خوب خلاقیت را برمیانگیزد، اما جلسات زیاد آن را از بین میبرد. کارکنان معتقدند "۴۳ درصد جلسات را میتوان بدون تأثیر منفی حذف کرد". زمان جلسه را برای همکاری، تیمسازی و تصمیمگیری اختصاص دهید. برای یافتن تعادل مناسب بین بهروزرسانیهای کانال، پیامها و راهنماهای ضبطشده برای سایر موارد، چند راهکار عملی بیابید.
چگونه کولتفرم ارتباطات سازمانی را بهبود میبخشد
کولتفرم با متمرکز کردن مکالمات و امکانپذیر ساختن همکاری بینوظیفهای، ارتباطات سازمانی را متحول میکند و اشتراکگذاری، دستهبندی و تلفیق اطلاعات را آسان میسازد.
داشتن ارتباطات قوی در سراسر یک سازمان میتواند دشوار باشد، اما مهم است. دفعه بعد که پیامی برای به اشتراکگذاشتن با تیم یا مشتریان خود دارید، زبانی واضح و مختصر انتخاب کنید و مطمئن شوید که از رسانه و قالب مناسب استفاده میکنید. ارتباطات سازمانی فقط یک اصطلاح رایج نیست، بلکه کلید همکاری، بهرهوری و تعامل بهتر است.
- کانالها: کانالهای اختصاصی کولتفرم، دید و شفافیت را برای ارتباطات کلیدی ایجاد میکنند. با پیامرسانی بصری و جستجو، همه افراد از بازاریابی گرفته تا مهندسی میتوانند بدون اتکا به ایمیلهای پراکنده یا جلسات منزوی، در مورد اهداف شرکت، راهاندازی محصولات و بازخورد مشتریان هماهنگ بمانند.
- یکپارچهسازی:با یکپارچهسازی فعالیتها در یک بستر واحد، میتوان چالشهایی مانند پراکندگی ابزارها و ناهماهنگی را برطرف کرد؛ جایی که تیمها با بهرهگیری از خودکارسازی و همکاری لحظهای، ارتباطات را تسهیل میکنند.
- چت دونفره:چت های دو نفره کولتفرم، به افراد تیم اجازه میدهند با مکالمات صوتی یا تصویری و یا چت، از ارتباط ناهمزمان به ارتباط زنده تغییر وضعیت دهند-- بدون توجه به اختلاف زمانی.
- ثبت کارکرد و گزارش گیری: بدون توجه به موقعیت مکانی و زمانی، میزان کارکرد کارکنان خود را بررسی و با گزارش از این کارکردها، موقعیت پیشرفت پروژه های خود را مدیریت کنید.
- بهبود ارتباطات سازمانی :با استفاده از زبان شفاف، ایجاد تعادل و بهرهگیری از ابزارهای مناسب ارتباطی در محیط کار آغاز میشود. کانالها و یکپارچهسازیهای کولتفرم این امکان را در مقیاس گسترده فراهم میکنند.
- همکاری بهتر: گفتوگوهای لحظهای، دسترسی آسان به اطلاعات و ارتباطات بیشتر، زمینهساز همکاری داخلی مؤثر هستند
- بهرهوری بالاتر: کارکنان پویا و مولد که از پلتفرمهای ارتباطی یکپارچه مانند کولتفرم (Colatform) استفاده میکنند، می گویند ارتباط بیشتری با تیمهای خود احساس میکنند و بهره وری بالاتری نشان داده اند.
- مشارکت و حفظ کارکنان : ارتباطات بهتر موجب افزایش مشارکت و ماندگاری کارکنان میشود — ۶۳ درصد از کارکنانی که قصد ترک سازمان را دارند، ارتباطات ضعیف را مهمترین عامل عنوان کردهاند.
- تصمیمگیری بهتر: ارتباطات سازمانی باز و مؤثر با فراهمکردن اطلاعات دقیق و بهموقع برای تصمیمگیرندگان، کیفیت تصمیمگیری را بهبود میبخشد.
با کارشناسان ما در ارتباط باشید
